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        部门协作拉低计划完成率?3招搞定

        明源地产研究院 曾飞飞
        2015-10-13 11:21:43
        人物:    企业:
        导读:产品相对标准化后项目的设计和质量相对稳定,房企要在开发效率上跑赢对手,更多拼的是内部管理,拼的是部门之间的协同。通过优化部门计划流程,让各部门主动、有序的完成工作项,保障运营的“最后一公里”。

        R企业作为全国房地产百强企业,正在快速的全国扩张。2014年R企为了保证年度销售额的完成,以及集团高周转战略的落地,区域项目数量的翻倍使人员和部门间协调难度的成倍增加。而现在,R企城市公司的部门之间却能做到流水式执行,并且从土地摘牌到开盘缩短1个月的周期,那他是如何利用部门计划提高部门间的协同,从而提高开发效率,来保障运营的“最后一公里”?

        一、部门间计划缺关联,协助类工作项拖后腿

        在项目管理上,R企城市公司采用“双核”管理模式:一是以工程项目经理为核心,统筹生产线,倒逼设计、采购、成本、报建,二是以销售经理为核心,倒逼工程,保证项目质量及进度,再由计划运营部辅助做好横向的部门协调工作,这样不仅可以培养优秀的项目总,更可以使部门相互督促,从而保证项目的推进。

        在这样的管理机制下,他的部门计划执行情况怎么样呢?(见图1)项目的一、二级计划能准时完成,但是三级计划完成率非常低。再深入一层研究发现,主要是“协助类”工作项拖后腿了,具体原因有3个:

        1、 每次业务部门都是完全按照自己主观需求编制下月需要完成的部门计划;

        2、 各部门之间的计划缺乏关联;

        3、 由于每月项目及部门工作项对计划运营部只审核分值、领导交办事项,未审核工作项前后置关系。
         

        图1  R企城市公司计划达成率问题分析


        二、三步走,让各部门主动、有序完成工作项

        我们在调研中发现,城市公司两个关键管理人员都具有深厚的工程专业背景:一个是区域公司总经理,上世纪90年代就获得一级建造师证,截止目前已经获得5个学位,希望“日常管理过程中消灭问题”,在项目运作过程中能做专业线的重要支持。另一个是计划运营经理,经验丰富,有助于监控各部门计划的完成情况,强化跨部门横向协调。
        为了提升部门计划的完成率,我们优化了部门计划的流程,利用2位关键管理人员的专业优势,提出了解决方案,接下来通过三个步骤将其切实落实到位。(见图2)

        图2   部门计划管理模型

        1、 编制互提计划,责任、解决方案都前置

        首先,发起互提计划,由各部门负责人在每月25号前根据一级、二级计划,提出本部门需要完成事项的前置条件,其中必须明确责任部门、完成时间、完成标准;其次,每月30日前召开协商会议,会前需承办部门根据提出部门发起的任务填写意见,并将标记的疑难工作项提交给计划运营经理,在协调会议上生产部门讨论疑难工作项的解决办法,会后由总经理拍板争议事项,同时计划经理将互提计划纳入部门计划月的考核;最后,由各部门经理及相关领导审核部门计划。
        互提计划的落地还要注意,计划经理要重点审核各部门是否缺项漏项,以及前后置关系。此外,界定考核责任,若责任部门没有提出互提计划,后续由前置任务造成工作项延期,由责任部门承担全部考核责任,关联部门不承??己嗽鹑?。

        2、 周一周四开“两会”,及时下达后补指令

        “两会”分别是周办公例会和生成协调会。
        周办公例会是区域总经理每周一组织召开,各中心负责人参与,重点解决部门计划执行过程中遇到的重难点问题,讨论对应的解决措施及责任人,并在区域总拍板后发出“后补指令”,同时计划经理负责编制后补指令的考核分值,纳入对应责任部门月度计划。
        生产协调会是工程总在每周四组织召开,重点是解决项目执行过程中遇到的重难点问题?;崆肮ぷ飨钤鹑稳嘶惚ㄒ丫瓿傻墓ぷ飨罴拔赐瓿傻脑?,填写对应的处理预案,并由部门经理审批完成进度,同时将成果提交计划经理审核完成质量,若需要新增或调整前置工作项,则对应提出部门需要提前发起申请;会中针对滞后工作项的处理预案和新增或调整前置任务项进行讨论,过程中需要项目经理和计划经理做好协调工作,必要时能给出可执行的处理方案(计划经理的专业能力在此体现),会后由计划经理根据会议决议发出后补指令。

        3、 设定高权重考核分值,系统自动打分

        为了保障部门“协同类”工作项能更高效的完成,首先在部门月度计划考核指标中增加了部门“协同类”工作项的考核,且设定了较高的权重,每项分值5分(最高7分 ),如果当月执行过程中出现延误,则延误一天扣减一分 ,如果完成时间有调整且调整周期大于分值,则不得分;其次,每项“协同类”工作项完成后责任人必须提交成果物到计划经理进行审核,来保证完成的质量;最后,在年度考核指标中增加5%权重的“部门配合互评”,更好的保障所有的协同工作做到位。
         


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